Rollen: Teammitglieder-Zugriff verwalten

Heute freuen wir uns, Rollen für alle Kunden anzukündigen. Diese Funktion ermöglicht es Teams, präzise zu steuern, wer Kundengespräche einsieht, wer die KI anpasst und wer Abrechnungen verwaltet - auf Organizations- und Projektebene. Das Ergebnis: Geschäftsführer können die Customer Voice hören, ohne versehentlich etwas kaputtzumachen. Finance-Teams kontrollieren Kosten, ohne sensible Kundenkommunikation zu sehen. Und klare Grenzen definieren, wer Änderungen an der KI vornehmen darf.

Warum Rollen?

Stell dir einen Käseladen vor: Die Verkäuferin bedient Kunden, der Lagerist kümmert sich um die Kühlung, die Buchhalterin macht die Abrechnung. Wenn jetzt alle alles dürften, würde es schnell schiefgehen: Die Verkäuferin wundert sich über die Haltbarkeitsmakierung, der Lagerist verstellt den Milchpreis im Kassensystem, die Buchhalterin räumt Käse ins falsche Regal. Keiner meint es böse, aber Chaos entsteht trotzdem.

Rollen sind nicht Kontrolle, sondern Schutz davor, dass gute Leute versehentlich etwas kaputt machen. Es geht also um Geschwindigkeit und Kontinuität.

Drei Gründe, warum Rollen fundamental wichtig sind:

Minimierung des Schadenspotenzials: Ein versehentlicher Klick auf "Delete Integration" sollte nicht das Live-System lahmlegen. Ein CEO, der Gespräche lesen will, braucht keine Deployment-Rechte. Least Privilege bedeutet: Jeder bekommt nur so viel Zugriff wie absolut nötig.

Trennung von Verantwortlichkeiten: Finance darf Abrechnungen sehen, aber nicht Kundengespräche. Manager dürfen die KI anpassen, aber nicht die Zahlungsmethoden ändern. Support-Agents labeln Gespräche, aber deployen keine Agents. Klare Grenzen schaffen Governance und erfüllen Compliance-Anforderungen.

Datenschutz: Kundendaten sind sensibel. Rollen helfen sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf diese Daten haben. So minimieren Sie das Risiko von Datenlecks und erfüllen Datenschutzbestimmungen.

Rollen

botBrains unterscheidet zwischen Organizations-Rollen für unternehmensweite Verwaltung und Projekt-Rollen für einzelne Chatbot-Projekte. Diese Trennung ermöglicht präzise Zugriffskontrolle: Ein CFO kann Abrechnungsdaten aller Projekte einsehen, ohne Zugriff auf Kundengespräche zu haben. Ein CEO kann in allen Projekten Gespräche lesen, ohne versehentlich KI-Konfigurationen zu ändern. Ein Projekt-Verantwortlicher hat volle Kontrolle über sein Projekt, aber keinen Einfluss auf andere Projekte oder Unternehmenseinstellungen.

Anwendungsfälle

Rollen lösen konkrete Herausforderungen wachsender Organisationen.

Buchhaltungs-Teams: Kostenkontrolle ohne Kundendaten

Ihr CFO muss Kosten überwachen und Rechnungen prüfen. Die Organizations-Rolle "Billing" gibt Finance-Teams Vollzugriff auf Rechnungen, Nutzungsstatistiken und Zahlungsmethoden. Kundengespräche und KI-Konfigurationen bleiben außerhalb ihres Zugriffs.

Beispiel: Ein SaaS-Unternehmen mit fünf Projekten weist seiner Finance-Managerin die Billing-Rolle zu. Sie sieht monatliche Kosten pro Projekt und kann Rechnungen herunterladen. Zugang zu Kundengesprächen hat sie nicht. Diese Trennung erfüllt Datenschutz-Policies und reduziert das Risiko versehentlicher Zugriffe.

Führungskräfte: Customer Voice ohne Risiko

Gründer und CEOs wollen verstehen, was Kunden wirklich sagen. Gleichzeitig dürfen sie nicht versehentlich KI-Verhalten ändern oder kritische Einstellungen löschen.

Die Organizations-Rolle "Viewer" gibt Führungskräften schreibgeschützten Zugriff auf alle Projekte. Sie können Kundengespräche lesen und Analytics einsehen. Ändern, löschen oder deployen können sie nichts. Ein CEO klickt versehentlich auf "Delete Integration"? Unmöglich - der Button existiert für Viewer nicht.

Kundenservice: Wer darf die KI anpassen

Die wichtigste Grenze in KI-Support-Systemen: Wer darf das Verhalten der KI anpassen, neue Wissensquellen hinzufügen oder Änderungen live deployen? Der first level Support soll Konversationen lesen dürfen, nicht aber die KI verändern, dies ist dem 2nd level Support oder dem KI-Team vorbehalten.

Ein Customer Support Team hat ein CX-Project Manager, 1 Manager und 7 Support Mitarbeiter. Die Mitarbeiter werden Members um esklaierte Konversationen einzusehen. 2 Support Mitarbeiter sind Senior und drürfen als Project Contributors die KI anpassen. Project Owner ist der CX-Project Manager. Der Manager selber ist nur Project Viewer um strategische Insights zu gewinnen. Die Organisation gehört dem Head of Customer Experience.

Sicherheit, ohne zu Nerven

"Rollen lösen ein fundamentales Problem wachsender Teams", sagte Liam van der Viven, Mitgründer & CTO von botBrains. "Ein CEO sollte Zugang zur Customer Voice haben, ohne erst eine Einweisung zu bekommen welche Knöpfer er/sie bessser nicht drücken sollte. Die Buchhaltung muss Kosten kontrollieren, ohne sensible Kundengespräche zu sehen. Ein Junior Support Agent soll Gespräche labeln, aber nicht versehentlich die KI umkonfigurieren. Die Trennung zwischen Organizations- und Projekt-Rollen schafft genau diese Präzision."

Erste Schritte

Rollen sind ab sofort für alle Kunden verfügbar. Für mehr Details schauen Sie gerne in unsere Dokumentation.

Fazit

Rollen schaffen Sicherheit und Klarheit in wachsenden Teams. Indem Sie präzise steuern können, wer Gespräche einsieht, Konfigurationen ändert oder Abrechnungen verwaltet, schützen Sie sensible Daten und definieren klare Verantwortlichkeiten, ohne die Zusammenarbeit zu behindern.